Comment créer une salle Adobe Connect ?

Apprenez à créer une salle Adobe Connect, y enregistrer des participants/présentateurs/hôtes, et envoyer une invitation Connect.

Formulaire de création d'une nouvelle salle (Informations sur la réunion)

1. Une fois connecté à votre compte Adobe Connect, accédez à l'onglet Réunions
   
   
2. Une fois dans l’onglet Réunions, cliquez sur le bouton Nouvelle réunion sous le dossier Mes réunions
   
   
3. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Nouvelle réunion, remplissez les informations de la réunion. Voir ci-dessous pour une description de la signification de chaque élément demandé
   
   Entrez les détails de la réunion sur la première page de l'assistant de création. Ces détails incluent un nom, une URL personnalisée, un résumé, une date, une durée, un modèle, la langue, un mode d'accès... et des paramètres de conférence audio (seuls le nom et la langue sont obligatoires). Vous pouvez sélectionner un profil audio dans le menu contextuel au lieu de saisir manuellement les paramètres de conférence audio.

• • Nom : Entrez le nom de la salle de réunion
  • URL personnalisée : Vous pouvez créer une URL personnalisée pour vos salles Connect afin d'être plus précis. Ajoutez uniquement des caractères alphanumériques ASCII ou des tirets dans le champ de l'URL personnalisée. Le 1er caractère doit être une lettre.
  • Résumé : Ajoutez un résumé de la réunion à partager avec les participants dans les invitations Connect.
  • Heure de début : Sélectionnez un date et heure de début de la session.
  • Durée : définissez une durée à votre session.
  • Sélectionner un modèle : Sélectionnez le modèle de cette nouvelle salle de réunion. Pour plus d'informations sur les modèles, consultez la page  Modèles de salles par défaut pour Adobe Connect.
  • Langue : Sélectionnez la langue dans laquelle s'affichera cette salle.
  • Accès : L'accès à la salle peut être paramétré selon les droits des participants tels que les utilisateurs enregistrés, les membres du compte et les invités...
    Voici les différent types d'accès à la salle déterminés par les droits des participants :
    
    • Les utilisateurs enregistrés sont admis dans la salle
    • Les membres de compte sont admis dans la salle
    • Les membres du compte sont admis dans la salle en l’absence de l’hôte
    • Les invités acceptés sont admis dans la salle : les invités demandent l'accès à la salle et les hôtes décident au cas par cas ou de manière globale de les laisser entrer ou pas.
    • Toute personne disposant de l'adresse URL de la réunion peut y assister
    • Les utilisateurs doivent saisir le mot de passe de la salle : Protection supplémentaire et optionnelle
      
      Plus d'information sur : https://helpx.adobe.com/fr/adobe-connect/using/creating-arranging-meetings/meeting-room-settings.html

• • Suivi de l’engagement : Cochez Activer l’exclusion du suivi pour les participants pour offrir aux participants la possibilité de ne pas fournir d'informations non explicitement soumises aux hôtes. Lorsque les participants choisissent de se désinscrire, Adobe Connect exclut l'indice d'engagement et le nombre de messages de chat privés des rapports de réunion.
  • Expérience audio/vidéo améliorée : Selon les paramètres Adobe Connect de l'interface (version Application et Navigateur) pour le compte, les valeurs par défaut au niveau de la salle seront différentes.
    
    Au niveau du compte, le paramètre par défaut est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Cependant, un administrateur peut choisir de « Forcer l’activation de l’expérience audio/vidéo améliorée pour toutes les salles » ou de « Forcer la désactivation de l’expérience audio/vidéo améliorée pour toutes les salles ».
    
    Au niveau de la salle, les paramètres de l'application et de l'interface du navigateur ne sont activés que lorsque le paramètre correspondant au niveau du compte est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Si l'administrateur du compte a « forcé » l'un des paramètres, les hôtes ne peuvent pas modifier ces paramètres au niveau de la salle.
    
    Au niveau de la salle, lorsque le paramètre au niveau du compte est « Laisser les hôtes décider pour leur salle », toutes les salles auront l'expérience audio/vidéo améliorée sélectionnée par défaut. Un hôte peut choisir de modifier cela en désactivant cette option.
    
    Toutes les salles nouvellement créées auront la Voix sur IP (VoIP) comme option par défaut concernant l'audio.
    Les hôtes peuvent choisir d'inclure une salle de téléconférence dans la salle Connect. Pour plus d'informations sur les profils audio, consultez la page Création et utilisation de profils audio.
    
    
    • Enregistrements anonymisés : Lorsque vous activez l'option Expérience audio/ vidéo améliorée, vous pouvez choisir de rendre anonymes les noms de tous les participants dans les enregistrements (l'anonymisation n'aura pas lieu durant la session live, seulement dans son enregistrement). Il existe trois options :
      
      • Enregistrements non anonymisés : désactive l'anonymisation
      • Anonymiser tous les enregistrements : Si vous activez cette option, pour chacune des sessions de votre salle Connect, les noms de tous les participants de la salle sont remplacés par Utilisateur 1, Utilisateur 2, etc. Les noms des participants sont anonymisés dans les modules Participants, Conversation et Q&R (Questions/Réponses filtrées).
      • Donner aux hôtes la possibilité d’anonymiser les enregistrements : Si cette option est activée, au démarrage de chaque enregistrement de session Connect, vous pouvez décider d'anonymiser ou pas le futur enregistrement en cochant/décochant la case Anonymiser cet enregistrement. Si elle est cochée, les noms des participants seront alors automatiquement remplacés dans l'enregistrement.
        
    • Masquer l’écran d’entrée : Si cette option est sélectionnée, les participants ne pourront pas configurer leurs propres microphone, haut-parleur ou webcam avant d’entrer dans la salle Connect.
      Remarque : Si l’option Masquer l’écran d’entrée est sélectionnée dans Administrateur > Conformité et contrôle > Paramètres avancés, l’option Masquer l’écran d’entrée dans les paramètres de la réunion sera désactivée.
  • Autoriser l’accès du navigateur : Si vous activez cette option et que l'application Adobe Connect n'est pas installée sur votre ordinateur, la salle s'ouvre dans votre navigateur par défaut. Si l'option est désactivée, vous devez installer l'application, si ce n'est pas déjà fait, pour accéder à la salle.
  • Autoriser l’accès mobile : Si vous activez cette option, vous pourrez alors participer à la réunion à l’aide des nouvelles applications Adobe Connect Mobile pour iOS et Android.

Une fois que vous avez terminé de remplir le formulaire de création de la salle, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Terminer, ou sur le bouton Suivante pour sélectionner les participants à la réunion.

Si vous avez cliqué sur le bouton Suivante, les étapes ci-dessous vous permettront de sélectionner les participants à la réunion.

Sélection des participants à la réunion

1. Utilisez la liste de gauche des Utilisateurs et groupes disponibles pour ajouter des participants dans la salle. Retrouvez les participants dans la liste des utilisateurs Connect ou développez les groupes afin de sélectionner des individus d'un groupe. Vous pouvez aussi rechercher facilement les utilisateurs via la barre de recherche en saisissant leur nom ou adresse e-mail.
   
2.  Une fois que vous avez trouvé l’utilisateur ou le groupe désiré, cliquez à droite de son nom, puis sur le bouton Ajouter. Son nom apparaît alors dans la liste de droite des Participants actuels en tant que Participant. Procédez de même pour inscrire les autres participants enregistrés.
3.  Si vous le souhaitez, attribuez un rôle à ces inscrits en sélectionnant le(s) nom(s) des participants/groupes, puis en cliquant sur le bouton ...Permissions en haut de la liste des Participants actuels. Une fois que vous avez sélectionné le rôle souhaité pour le(s) utilisateur(s) concernés (parmi les rôles de Hôte, Présentateur, Participant, Refusé), vous verrez dans la liste de droite le changement de rôle de Participant à l'autorisation choisie :
   
4. Une fois que vous avez inscrits ainsi tous les utilisateurs à la salle et leur avez assigné le rôle adéquat, vous passerez à l'étape finale d'envoi des invitations en cliquant sur le bouton Suivante (ou vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer pour quitter l'assistant et finaliser la création de la salle). Si vous cliquez sur le bouton Terminer et souhaitez envoyer des invitations après avoir créé la salle, vous pourrez toujours y revenir plus tard.
   Si vous avez cliqué sur le bouton Suivante, les étapes ci-dessous vous permettront d'envoyer votre invitation.

• 1. Si vous décidez d’envoyer des invitations, assurez-vous que le bouton Envoyer des invitations est sélectionné
     

  2. À partir de cette page, vous avez la possibilité d'envoyer des invitations aux personnes suivantes :
     • Tous les hôtes, présentateurs et participants,
     • Hôtes seulement,
     • Présentateurs seulement,
     • Participants seulement.
       
  3. Une fois que vous avez décidé à qui vous souhaitez envoyer les invitations, vous avez la possibilité de modifier l'objet de l'invitation par e-mail, ou vous pouvez le laisser avec l'objet de l'e-mail pré-rempli.
  4. Enfin, vous pouvez modifier le corps du message ou conserver le corps du message tel que pré-rempli. La mise en page renseignée contient les informations suivantes :
     - Nom de la réunion : le nom de la réunion sera renseigné selon le nom que vous avez saisi dans la section Informations sur la réunion.
     - Résumé : il correspond à ce que vous avez renseigné dans le champ de saisie Résumé de la section Informations sur la réunion.
     - Invité par : communique le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur qui a créé cette salle Adobe Connect.
     - Date : donne la date et l'heure que vous avez renseignées dans la section Informations sur la réunion. Bien que le texte {meeting-time} soit renseigné ici par défaut, sachez que dans l'invitation envoyée {meeting-time} sera remplacé par la date et l'heure réelles de la salle renseignées dans la section Informations sur la réunion.
     - Fuseau horaire : fournit le fuseau horaire dans lequel la réunion aura lieu. Ici aussi le texte {fuseau horaire} sera remplacé automatiquement par le fuseau horaire que vous avez sélectionné dans la section Informations sur la réunion lors de l'envoi de l'invitation.
     
  5. Une fois l'invitation vérifiée, cliquez sur le bouton Terminer. La salle de réunion sera alors créée, la page Informations sur la réunion s'affichera et vous pourrez entrer immédiatement dans la salle si vous le souhaitez, en cliquant soit sur l'URL de la salle soit sur le bouton Entrer dans la salle.
     Vous pourrez sinon trouver cette salle de réunion sous l'onglet Mes réunions.